Rédacteur-communicateur

Schéma général d’organisation du travail

L’activité du rédacteur technique/spécialisé/professionnel s’organise, dans la majorité des cas, selon six phases :

1. Rédaction des spécifications/du cahier des charges ;
2. Planification ;
3. Conception et maquettage ;
4. Étude du sujet/produit/processus ;
5. Développement : rédaction/fabrication et tests ;
6. Livraison et suivi du produit.

Les contenus et la durée de chaque phase varient selon les situations mais, dans un souci de qualité, aucune d’entre elles ne doit être totalement supprimée ou court-circuitée.

Note : La présentation qui suit ne doit pas être considérée comme figée et applicable telle quelle dans n’importe quel projet documentaire. La séquence effective dépend notamment des caractéristiques du projet documentaire et de la politique de traitement de la documentation au sein de l’entreprise.

1. Spécifications du cahier des charges
   Selon les situations, le rédacteur reçoit un cahier des charges qui décrit et spécifie l’ensemble des déterminants du projet ou sollicite, auprès du demandeur ou de son représentant, l’ensemble des spécifications à appliquer. Le cahier des charges/les spécifications doivent : délimiter le sujet, identifier le public, préciser les objectifs du donneur d’ouvrage, déterminer les fonctions que devra assurer le document produit, identifier les contraintes [état de la documentation existante, politique documentaire en vigueur, existence de normes techniques ou rédactionnelles, contraintes de volume, respect obligatoire de guides de style…], choisir un type de document adapté, un support de diffusion, des formats, etc.
   Le rédacteur doit également être informé des quantités à produire, des délais de production de la documentation, et du budget disponible, ainsi que de l’implication d’autres opérateurs (qui d’autre doit intervenir ? à quel moment ? selon quelles modalités ?) et du donneur d’ouvrage ou de ses représentants. Le demandeur doit aussi, dans la mesure du possible, faire état de tout document existant sur le sujet.
   En pratique, le cahier des charges ou l’ensemble des spécifications constitue un document extrêmement précis et détaillé. L’efficacité de la documentation produite dépend de la rigueur, de la précision et du degré de détail des spécifications ou du cahier des charges.


2. Définition et planification
   Le rédacteur définit son projet à partir du cahier des charges ou des spécifications. Les principaux déterminants de son projet sont : l’objet/les objets de la documentation prévue, sa destination [public(s)], son type, son ou ses supports de diffusion [papier, DVD, site Web, etc.], la manière dont elle sera gérée [modalités de diffusion, chronologie, catégories de publics], les langues et codes à prévoir [les éventuelles traductions de la documentation doivent être envisagées à ce stade], les conditions et critères de qualité, le(s) site(s) d’exécution de la prestation [la documentation sera-t-elle réalisée en interne, c’est-à-dire au sein de l’entreprise, ou en externe, c’est-à-dire par un rédacteur indépendant ou une agence de rédacteurs], etc.
   
   En même temps, le rédacteur planifie l’exécution du projet en prévoyant :
   • les ressources (humaines, matérielles, logicielles, financières) nécessaires ;
   • la nature de sa contribution au projet documentaire (rechercher l’information, rédiger, relire, concevoir, faire l’infographie, imprimer, coordonner, etc.) et donc, en fait son implication et l’importance de sa prestation ;
   • les participations du donneur d’ouvrage ou de ses représentants au processus de création documentaire : contribution à la documentation, mise à disposition d’une terminologie/d’un glossaire, relecture et validations, infographie, etc. ;
   • les différentes phases du travail - notamment tout ce qui concerne la récupération des informations de base, la mise en place de contrôles de qualité et l’intervention de tierces personnes ;
   • les grandes échéances ou étapes du planning ;
   • la récupération, la répartition et la circulation des ressources ;
   • les difficultés prévisibles (par exemple le départ en vacances d’une personne-clé du projet de documentation) ;
   • les évolutions possibles ou probables du sujet (si, par exemple, le produit ou le processus concerné n’en est qu’à l’état de prototype et risque donc d’évoluer) et, le cas échéant, les dates de mises à jour prévues.
   
   Tous ces éléments sont soumis au donneur d’ouvrage ou au donneur d’ordre, pour validation.


3. Conception et maquettage
   Une fois la planification du projet documentaire validée, le rédacteur crée la maquette de la future documentation.
   Cette maquette prévoit les diverses composantes et leur organisation ou distribution générale. Elle dresse un inventaire précis et complet des « contenus » à prévoir : contenus d’information, compléments de navigation [sommaire, index, etc.], ajouts ergonomiques [glossaire], ajouts d’éléments illustratifs [captures d’écrans, infographies, photographies, diagrammes, etc.].
   La maquette, qui prend en compte l’ensemble des spécifications, est susceptible d’évoluer au cours de la création de la documentation. Elle sert surtout de guide à l’ensemble des activités de recherche de contenus et, plus encore, à l’acquisition des informations et des connaissances nécessaires pour une restitution efficace de l’information à diffuser. De même, elle prévoit souvent des éléments de mise en page et de mise en forme.
   Le rédacteur demande la validation de la maquette.


4. Étude du produit ou du processus
   Sauf exceptions rarissimes, la fabrication de la documentation est précédée d’une importante phase de recherche d’informations qui doit permettre au rédacteur de bien comprendre le fonctionnement et les différents aspects du produit/processus sur lequel il travaille. Le rédacteur prend connaissance de la documentation pertinente existante et, notamment, de toute documentation concernant un produit/processus similaire ; il étudie le(s) produit(s)/processus concerné(s), au moins pour ce qui concerne le projet et la maquette définis ; il prend contact avec les développeurs ou utilisateurs du ou des produits/processus concernés pour obtenir d’eux l’ensemble des informations et des explications nécessaires ou récupère (et au besoin met à jour et valide) tout élément de documentation existante susceptible de réemploi.
   L’étude du produit ou du processus peut également impliquer des prises de notes pendant des entretiens avec des futurs utilisateurs ou avec les ingénieurs ou techniciens ou développeurs du produit/processus, l’utilisation de questionnaires (destinés aux développeurs, aux utilisateurs, etc.), la recherche d’informations sur le Web et l’exploitation d’ouvrages de référence.
   Les informations prioritairement recherchées sont d’ordre technique, d’ordre juridique [normes et réglementations applicables], et d’ordre pédagogique [encyclopédies, supports de cours]. L’étude peut se faire « en bloc » si le rédacteur a bien identifié et récupéré l’ensemble des informations dont il a besoin ou « au coup par coup » si le rédacteur décide de lancer la création de la documentation et de procéder à une recherche d’informations ponctuelle à chaque fois que le besoin s’en fera sentir au fil de la rédaction.


5. Développement (rédaction) et tests
   Une fois l’essentiel des informations et des connaissances nécessaires acquises (ou mises à jour), le rédacteur peut « injecter » les informations dans la maquette. Selon les cas, il travaille module par module ou réalise un brouillon de la totalité.
   
   a- Première version
   Création
   À force d’ajouts, de reprises, de modifications, le rédacteur produit une première version des modules ou de l’ensemble de la documentation. Il relit soigneusement cette première version afin d’en éliminer les défauts « évidents » de contenu, d’organisation, et de forme - mais sans se préoccuper, à ce stade, de finition graphique et stylistique (il se contente d’indiquer les points d’insertion des photographies, illustrations et autres hors-texte).
   
   Vérifications et tests
   La première version est confiée à des « testeurs », qui peuvent être, selon les cas :
   • un ou plusieurs représentants des « demandeurs » ou le(s) donneur(s) d’ordres ;
   • un ou plusieurs des responsables du projet documentaire ;
   • un ou plusieurs des chefs de produit/processus ;
   • dans l’idéal, un ou plusieurs représentants des futurs « utilisateurs ».
   Les testeurs s’assurent que cette première version est :
   • accessible (facilement téléchargeable, imprimable) ;
   • compréhensible ;
   • « lisible » ;
   • « conforme » en ce sens qu’elle respecte le cahier des charges/les spécifications ;
   • pertinente et cohérente au sens où elle ne contient pas d’informations inutiles ;
   • suffisante au sens où elle remplit bien sa fonction ;
   • efficace.
   
   b- Deuxième version
   Création
   Les testeurs remettent un rapport d’anomalies (réelles ou supposées). Le rédacteur effectue, en une ou plusieurs fois, les corrections et mises à niveau nécessaires.
   Vérifications et tests
   Une fois toutes les corrections apportées, ou bien un relecteur s’assure que tout est désormais conforme et efficace, ou bien le document est une nouvelle fois soumis aux testeurs cités ci-dessus pour une nouvelle validation.
   
   c- Troisième version
   Mise en forme (et PAO)
   La mise en forme définitive intervient après validation de la deuxième version. Elle implique les opérations suivantes : mise en page, réorganisation ou redistribution des informations, intégration des « hors-texte » [schémas, diagrammes, photographies, animations, infographies, etc.], intégration des éventuels compléments [glossaire, index, table des matières, annexes, listes de références, etc.], application des styles.
   Validation
   La présentation et la mise en forme des informations sont validées.
   Test fonctionnel
   Un ultime test permet de s’assurer que tout est en place et exploitable de manière optimale.
   
   d- Version finale
   La version finale est mise en place sur son support de diffusion et donc, selon les cas : imprimée, gravée ou mise en ligne conformément aux spécifications initiales. Après intégration, le produit documentaire est testé, puis reproduit en quantité requise.
   


6. Livraison et suivi
   La livraison du matériau produit marque la fin du processus de conception-rédaction, mais pas nécessairement la fin des interventions du rédacteur technique.
   En effet, ce dernier est très souvent appelé à assurer un « service après-vente » de la documentation, tout simplement parce que le produit ou processus évolue et que la documentation nécessite alors une mise à jour, ou - plus gênant -, parce que la documentation n’a pas rempli son rôle auprès des utilisateurs. Le suivi du matériau produit peut impliquer des mises à jour successives (pour ne pas dire continues, comme dans le cas de sites Web) ou la réalisation d’une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs et la prise en compte de leurs observations et commentaires dans la réalisation d’une version améliorée.
   

Marchés

Le besoin a changé de nature : on est passé d’un besoin en rédacteurs « purs » à un besoin en ingénieurs de la documentation, aux compétences et responsabilités plus étendues, et d’un besoin en rédacteurs à un besoin en chefs de projets chargés d’animer des équipes ou plateaux de rédacteurs.
Les besoins sont surtout sensibles, et de mieux en mieux satisfaits, dans les grandes entreprises, surtout dans les secteurs de l’industrie de pointe, de l’aéronautique, de l’informatique, de la banque et de la finance, et des nouvelles technologies en général. Les recrutements de rédacteurs sont, comme indiqué ci-dessus, généralement liés à la mise en place de services d’ingénierie documentaire. Parallèlement, les besoins des PME/PMI en rédaction technique et, plus largement, en ingénierie documentaire sont assez fréquemment couverts par des rédacteurs indépendants, jusqu’à ce que se mette en place un véritable service structuré.
L’évolution est particulièrement sensible dans le voisinage des établissements d’enseignement supérieur qui forment, précisément, des spécialistes de cette nature, tout simplement parce que la disponibilité des compétences fait prendre conscience aux responsables d’entreprises qu’il existe une réponse à un besoin qu’ils identifiaient mal et une réponse à un problème qu’ils pensaient ne pas pouvoir résoudre.

Recrutements (salariés)

Rédacteurs « contraints »

Beaucoup de « rédacteurs » sont, en fait, des opérateurs occasionnels ou intermittents, qui rédigent lorsqu’il le faut et parce qu’il le faut. Beaucoup de rédacteurs « fréquents » appartiennent à la catégorie des rédacteurs « contraints » : ce sont tous ceux et toutes celles qui, au hasard des circonstances et des rapports de force, se retrouvent chargés de produire la documentation du laboratoire, du produit, d’une pièce de rechange, d’un procédé de soudage, d’une machine, d’un processus d’extrusion, d’une note de service, et ainsi de suite. Bien des rédacteurs professionnels d’aujourd’hui sont d’anciens rédacteurs contraints qui ont fini par se prendre au jeu et y prendre goût.

Rédacteurs par reconversion

Parmi les rédacteurs contraints, on relève l’intéressante sous-catégorie des rédacteurs par reconversion, bien souvent des victimes de plans sociaux, à qui la rédaction permet de démarrer une nouvelle vie professionnelle, le plus souvent en freelance.
Incidemment, la reconversion concerne également des langagiers (généralement des traducteurs) qui, devant la médiocrité de la production documentaire courante au sein de leur entreprise ont pris le taureau par les cornes et décidé de mettre de l’ordre en créant une fonction documentaire et parfois même un service de documentation ou, au moins, un service de gestion des sous-traitances. Ils ont ainsi mis en place les outils d’une politique documentaire efficace et les conditions de la qualité en rédaction.

Rédacteurs professionnels

En ce qui concerne les rédacteurs professionnels, ce sont des personnages à trois dimensions essentielles et à géométrie variable. Les trois dimensions essentielles sont : la compétence technique/technicienne [définie par leur(s) domaine(s) de spécialité], la compétence rédactionnelle – incluant la compétence d’expression, et la maîtrise d’outils professionnels spécifiques.
Chaque emploi de rédacteur (et donc chaque profil de rédacteur) combine une compétence technique, rédactionnelle, et opératoire/instrumentale. Certains emplois de rédacteurs exigent prioritairement une compétence technique poussée (le rédacteur étant nécessairement, par exemple, un médecin ou un informaticien ou un thermicien). D’autres donnent, par nécessité, une priorité absolue à la maîtrise d’un ou plusieurs langages ou outils (HTML, XML, Quark Xpress). D’autres enfin, font la part belle, sinon exclusive, à la capacité rédactionnelle.

Recrutements « sur place » ou recrutements internes

Le recrutement le plus simple s’opère par « migration » d’un ou plusieurs membres du personnel vers la rédaction. Il s’agit tout bonnement de transformer les techniciens de l’entreprise ou de l’organisme en rédacteurs, au motif qu’ils connaissent parfaitement l’environnement, les concepts, les produits et les processus à documenter. Il suffit ensuite de mettre en place une formation (continue) aux techniques et outils de la conception documentaire et de la rédaction et de lancer l’équipe.
Ce mode de recrutement donne d’excellents résultats et la « conversion » s’accompagne généralement d’une promotion, ouvrant ainsi aux personnels techniques des perspectives d’évolution de carrière. La conversion peut également être le moyen de conserver un emploi.

Recrutements externes

Sous conditions standard

Les recrutements sous conditions standard correspondent à des recrutements de rédacteurs polyvalents présentant un équilibre entre les diverses compétences requises (pas de spécialisation extrêmement poussée). Il s’agit essentiellement de personnes ayant suivi une formation de rédacteurs portant sur la modélisation de la production documentaire, la maîtrise d’outils, la bonne connaissance des politiques documentaires, la maîtrise des techniques de conception-organisation-rédaction, et la maîtrise des codes, langages et outils les plus divers. Les rédacteurs ainsi formés sont capables de s’adapter à la diversité des environnements et fonctions possibles et d’aller très rapidement, parce que toutes les bases sont posées, vers toute spécialisation qui s’avèrerait utile ou nécessaire et, particulièrement, vers les spécialisations de domaines correspondant aux activités de l’employeur.

Sous conditions restrictives

Les recrutements sous conditions restrictives sont ceux qui posent une condition ou un enchaînement de conditions sine qua non en termes de : (1) langue de rédaction [le plus souvent, l’anglais], (2) compétence technique [confirmée par un diplôme ou une qualification sanctionnant une formation professionnelle et validant un niveau de compétence], (3) maîtrise d’outils et techniques spécifiques et (4) expérience (négociable).

Rédacteurs indépendants ou « freelance »

Comme tout autre professionnel, le rédacteur peut s’installer en libéral (« freelance » ou « indépendant ») et proposer ses services à divers clients.
Cette solution se développe très rapidement, parce qu’elle simplifie la relation entre le donneur d’ouvrage et le prestataire de service en rédaction, puisque c’est le rédacteur qui prend en charge les aspects sociaux, administratifs, et financiers. Le rédacteur qui débute en libéral doit pouvoir consacrer du temps à la prospection commerciale et la formule séduit donc davantage des rédacteurs qui, après des années d’exercice en entreprise, disposent d’un carnet d’adresses relativement fourni et généralement aussi déjà de quelques « bons » clients.
Précisons enfin que les rédacteurs indépendants peuvent choisir la solution du portage salarial, qui leur permet de conserver un statut d’indépendant en étant déchargés du volet administratif-comptable-fiscal de leur exercice.

Rémunérations

Les niveaux de rémunération varient selon la taille de l’entreprise, sa localisation géographique, la nature de la documentation, la technicité et le degré de spécialisation de l’emploi ou de l’activité et la qualification technique : les rédacteurs ayant une qualification professionnelle « initiale » (pharmaciens, médecins, ingénieurs informaticiens, et autres) obtiennent généralement des rémunérations correspondant à la grille de leur « métier » initial.
Ceci étant :

• À statut et ancienneté égaux, les salaires ou rémunérations des rédacteurs sont pratiquement toujours plus élevés (souvent beaucoup plus) que ceux des traducteurs.
• Les rédacteurs juniors débutent à 2 000-2 500 € brut par mois dans des emplois sans spécialisation poussée.
• Le salaire brut annuel moyen des rédacteurs techniques était, en France, de 42 446 € en 2006 .
• Des rémunérations brutes mensuelles de 3 000 € sont chose courante.
• Les salaires des chefs de projets en rédaction varient selon l’importance des projets. Il est fréquent que les chefs de projets perçoivent une rémunération de base et des bonifications (primes) liées à l’importance et à la complexité des divers projets.
• Les rémunérations des « responsables de la documentation » se situent couramment dans la fourchette de 5 000-7 000 € brut par mois.
• Le tarif le plus courant en libéral est de 60 € par page rédigée. Il peut atteindre le double ou le triple lorsque la rédaction est particulièrement critique ou inclut une composante graphique complexe ou « à enjeux » ou « à fort impact ».
• Les rémunérations à la journée sont relativement fréquentes chez les concepteurs-rédacteurs libéraux, avec des valeurs proches de celles des interprètes.

Tendances et évolutions

Spécialisations et sur-spécialisations

Comme tout autre prestataire de services, le rédacteur renforce ses spécialisations. En effet, la segmentation des demandes, la spécialisation des outils (logiciels et progiciels de traitement de contenus) et la diversification des environnements de travail imposent la multi-spécialisation, synonyme de prospérité économique.

Spécialisation par domaine

Dans bien des cas, la spécialisation technique est acquise avant la compétence de rédacteur en ce sens que bien des rédacteurs sont des techniciens qui ont renoncé à leur vocation première. On trouve ainsi des médecins rédacteurs, des informaticiens rédacteurs, des électroniciens rédacteurs, et ainsi de suite, aux côtés de rédacteurs médicaux, de rédacteurs en informatique et de rédacteurs en électronique ou de rédacteurs « spécialisés dans le nucléaire » ou « spécialisés en nanométallurgie ».

Spécialisation par support de diffusion

La spécialisation concerne aussi les types de documents. Certains rédacteurs se spécialisent dans l’aide en ligne, d’autres dans le support de formation, beaucoup dans la création de pages ou de sites Web, bien davantage dans les modes d’emploi et autres guides utilisateurs, et quelques-uns dans la rédaction de contrats – sous réserve d’avoir un solide bagage juridique.

Spécialisation par outils de travail

La spécialisation concerne enfin la nature des outils ou des technologies mis en œuvre. La rédaction peut ainsi appeler une spécialisation dans l’utilisation de tel ou tel logiciel de création de fichiers, ou de traitement graphique, ou d’édition de pages Web, etc. et le rédacteur utilise souvent l’ensemble des outils (type CAO/DAO) mis en œuvre par les personnels des bureaux d’études ou des services de R&D (Recherche et Développement). En pratique, on constate que les spécialisations par outils et technologies vont généralement de pair avec les types de documents et de supports de diffusion. Parmi les spécialités les plus en vue, on relève notamment le rédacteur multimédia qui rédige les commentaires ou textes accompagnant les documentaires en voice-over ou en voix off, ou conçoit et met en forme des matériaux diffusés sur des supports numériques (rédaction-conception de pages Web ou de blogs ou de Foires aux Questions [FAQ]).

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